Det er ekstremt mange detaljer som skal på plass før et stort event som Dell Technologies Forum kan arrangeres. Iteo bistod Dell med totalkoordinering av årets viktigste IT-event i 2022.
– Iteo og Dell har bygget et partnerskap på åpenhet og gjensidig tillit. Det er grunnlaget for det sterke og svært verdiskapende samarbeidet, der én pluss én blir fem, fastslår Charlotte Flø Haanes, Industry Marketing Manager Central & Northern Europe i Dell Technologies.
Dell Technologies Forum (DTF) 2022 ble avholdt i Oslo Spektrum den 27. oktober, 2022. Sluttresultatet ble tidenes arrangement med 640 deltakere, skryt fra stakeholders på øverste nivå i Dell globalt – og den laveste «no show-raten» i hele EMEA-regionen (18 prosent).
– Iteo var vår viktige samarbeidspartner som var med fra starten da vi skulle planlegge suksessen for Dell Technologies Forum 2022. Teamet fra Iteo var 100 prosent dedikerte til prosjektet, og var med på å drive dette fra planlegging, problemløsning, kreativ utforming, kommunikasjon og innhold – til gjennomføring og oppfølging, sier Charlotte Flø Haanes.
Mer enn et event
Hun presiserer at DTF er ikke et ordinært event.
– Det er et sted Dell Technologies samler kunder og partnere for å lære mer om teknologitrender og innovasjon, få ny inspirasjon og mulighet til å gå i dybden på svært mange temaer.
Alle detaljene som skal på plass når Dell skal lage show, kan fortone seg som en uendelig rekke av mer eller mindre kjente ukjente, som skal håndteres, avklares, legges i riktig rekkefølge og godkjennes.
– Vi jobbet med dette arrangementet for fullt i to og en halv måned i forveien. Å få til et slikt event med så kort tid er en bragd for alle involverte, fastslår daglig leder Janicke Leiren i Iteo – som var prosjektleder med totalansvar for at Iteo skulle levere på toppnivå.
Det ble ikke satt verdensrekord i perfekt søvnmønster den perioden, men Leiren ønsker å vektlegge leveransen. Har du sagt A er det bare å følge opp med B.
Dell hadde konkrete mål for hva vi ville oppnå med DTF, og Iteo var nøye med å sette seg inn i og forstå våre mål, målgruppen og hva vi ønsket å formidle før, under og etter arrangementet.
360-graders overblikk
DTF 2022 bestod av et hovedarrangement med to sesjoner i plenum på hovedscenen, et event med fokus på lederskap og underpunktene likestilling, mangfold og bærekraft, en møteplass for uformelle samtaler, en partnersesjon for inviterte partnere, fire breakout-sesjoner i plenumpausene og prisutdelingen Partner Awards. I alt var det 36 presentasjoner, over 40 talere på de ulike scenene denne dagen – i tillegg til at en rekke priser ble delt ut.
Under DTF var det også en hel del mindre arrangementer for forskjellige Dell-team.
– Iteo sin rolle var å bistå Dell med koordinering av absolutt hele arrangementet, forteller Leiren.
DTF involverer flere partnere og underleverandører som Iteo bistod Dell med å koordinere. Wave var ansvarlig for hele riggen til DTF på globalt nivå. Det er et eget team som har ansvar for EMEA-regionen, som kjører fra by til by med trailere for å rigge opp scener, skjermer, utstilling, utstyr til breakout-sesjoner, lyd, lys med mer.
– Det er en kjempeproduksjon, og Iteo har hatt dialog med dem fra starten av planleggingen av alle DTF-eventene. I 2022 krevde produksjonen og riggen i Spektrum også å involvere JCP samt deres underleverandør på lyd og lys, for å få et 100 prosent korrekt oppsett i Spektrum. JCP var også bindeleddet mellom Iteo og Spektrum, sier Janicke Leiren.
– Den viktigste delen av vårt partnerskap var at Iteo og Dell hadde en åpen og ærlig dialog der Iteo hadde 360-graders overblikk på hele prosjektet sammen med oss. Dell hadde konkrete mål for hva vi ville oppnå med DTF, og Iteo var nøye med å sette seg inn i og forstå våre mål, målgruppen og hva vi ønsket å formidle før, under og etter arrangementet, forteller Charlotte Flø Haanes.
Viktig støttespiller på kommunikasjon
Hovedrolleinnehaverne i oppsettingen av DTF var Dell Technologies Norge og Dell Technologies partneransvarlig som sitter i Danmark. I andre spesifikke roller spilte Wave, Oslo Spektrum, JCP og Iteo hverandre gode.
– I tillegg har vi alle andre som er involvert i dette komplekse arrangementet, som partnerne og sponsorene som Dell klarte å få i havn. Det er så sykt stort dette eventet at man kan besvime av tanken, sier Janicke Leiren – som også hadde ansvar for planlegging og koordinering av interne krefter i Iteo, som bidro med markedsføring av DTF og produksjon av innhold både før, under og etter eventet.
Charlotte Flø Haanes trekker frem at Iteo var en viktig støttespiller i kommunikasjonen eksternt for å bygge opp budskapet og skape interesse hos Dell sine kunder og partnere.
– Kommunikasjonen bestod både av nyhetsvinklinger og av en videreføring av Dells merkevare. I tillegg var Iteo en viktig partner for våre keynotes – både for Dells egne ansatte så vel som dialogen med eksterne foredragsholdere, for å sikre at vi leverte et helhetlig og nytt budskap til markedet, forteller hun.
Iteo og Dell har bygget et partnerskap på åpenhet og gjensidig tillit.
– Én pluss én blir fem
Dell valgte å kjøre hele DTF-prosjektet via Iteo, og fikk dermed maksimert kunnskap, innsikt og dialog – samt effektivisert prosjektet i sin helhet.
– Vi hadde én dedikert prosjektleder hos Dell og én hos Iteo – et viktig bindeledd mellom Dell og teamet i Iteo. Dette var et av suksesskriteriene, og gjorde både progresjon og kommunikasjon enklere og tydeligere. Iteo og Dell har bygget et partnerskap på åpenhet og gjensidig tillit. Det er grunnlaget for det sterke og svært verdiskapende samarbeidet, der én pluss én bli fem, fastslår Flø Haanes.
